اسباب کشی اداره ها و شرکت ها

اسباب کشی اداره ها و شرکت ها و باربری آن ها نیاز به آمادگی و برنامه ریزی دقیقی دارد. این امر می تواند یک روند استرس زا، پیچیده و پرهزینه باشد که اجرای آن به زمان زیادی احتیاج دارد. بدون داشتن یک برنامه دقیق، این زمان برای رشد شرکت شما می تواند تأثیرات منفی هم بر کارکنان و هم بر هزینه های شغلی داشته باشد.

هیچ شغلی به دلیل اسباب کشی آن، بدون توجه به صنعت یا اندازه شرکت، نباید دچار اختلال شود. آنچه تحت تأثیر اندازه قرار می گیرد، مدت زمان مورد نیاز برای برنامه ریزی و تدارکات واقعی مربوط به ارتباطات و تعامل کارکنان است. اینترنت و شبکه نیز به اندازه شرکت بستگی دارد.

اسباب کشی اداره و شرکت ها به محل کار جدید یک فرآیند چند مرحله ای است که نیاز به برنامه ریزی دقیق و چندین مرحله آماده سازی دارد. همانند هر پروژه بزرگ، بهتر است میزان کار را تقسیم کنید و وظایف خاصی را به کارمندان مختلف اختصاص دهید. شروع سریع فرآیند و برقراری ارتباط باز و مکرر از کلیدهای اسباب کشی موفق و بدون استرس است.

هنگام اسباب کشی اداره ها و شرکت ها یک جدول زمانی ایجاد کنید.

یک جدول زمانی ایجاد کنید که شامل تمام مراحل اساسی اسباب کشی شما باشد. برای اطمینان از عملی بودن برنامه، با همه اعضای تیم درگیر این طرح در مورد این طرح صحبت کنید. در مورد میزان زمان مورد نیاز نیز واقع بین باشید. برای اسباب کشی یک دفتر کوچک ممکن است حداقل سه ماه زمان لازم باشد در حالی که یک دفتر متوسط ​​تا بزرگ ممکن است به شش تا هشت ماه یا بیشتر برنامه ریزی نیاز داشته باشد. در هر صورت، مهم این است که هر چه زودتر این کار را شروع کنید.

فضای جدید را طراحی کنید.

مرحله بعدی جمع آوری تمام اطلاعات موجود در مورد فضای جدید است. سعی کنید طرح های اولیه را تهیه کنید تا بتوانید اجزای اصلی مانند پریز برق و فضای ذخیره سازی را شناسایی کرده و طراحی چیدمان جدید دفتر را شروع کنید. همچنین بهتر است برای فضای فعلی خود یک طرح کلی تهیه کنید تا بتوانید این دو را با هم مقایسه کنید. اگر مناطقی در دفتر فعلی وجود دارد که کار نمی کنند، اکنون آن ها را شناسایی کنید تا از مشکلات مشابه در فضای جدید شما جلوگیری شود.

علاوه بر این، لیستی از مشکلات احتمالی فضای جدید، تهیه کنید. ممکن است لازم باشد قبل از ورود به خانه، نجار، نقاش، نصب کننده سیستم یا سایر افراد حرفه ای برای دیوار کشی، سیم کشی یا ایجاد لوازم جدید استخدام کنید.

تیم اسباب کشی خود را تعیین کنید.

برای دفاتر متوسط ​​تا بزرگ، از هر بخش افرادی را برای هماهنگی حوزه خاص خود تعیین کنید. این ممکن است به سرپرست یا مدیر بخش اختصاص یابد که می تواند اطمینان حاصل کند که هر کارمند مسئولیت بسته بندی، پرونده ها و وسایل شخصی خود را بر عهده دارد. برای دفاتر کوچک تر، ممکن است خودتان کافی باشید. در این صورت، چند نفر از افراد را که ممکن است بتوانند در هماهنگی اسباب کشی کمک کنند، شناسایی کنید.

تیم شما همچنین می تواند در شناسایی مسائل موجود با فضای قدیمی و یافتن راه حل های ممکن برای دفتر جدید کمک کند. این یک روش عالی برای ادغام دیدگاه های دیگر و دستیابی به اتفاق نظر در مورد اسباب کشی است، به خصوص اگر برخی از کارمندان از تغییر حمایت نکنند.

قبل از اسباب کشی اداره ها و شرکت ها جلسات منظم را برگزار کنید.

در برنامه خود، جلسات منظمی تنظیم کنید و در مورد اسباب کشی و پیشرفت آن با همه کارمندان بحث کنید. مهم است که همه افراد را مطلع کرده و برای پرداختن به نگرانی ها و نظرات کارمندان وقت بگذارید. جابجایی برای همه افراد درگیر کننده استرس آور است و در صورت عدم اطلاع کافی تصمیم گیری ها، می تواند استرس زا باشد.

اگر مبلغ مشخصی از بودجه برای جابجایی خود اختصاص داده اید، مهم است که هزینه ها را قبل از استخدام جابجایی ها یا حتی قبل از بسته بندی اولین کارتن، شناسایی کنید.

هنگام اسباب کشی اداره ها و شرکت ها اختصاص وظایف به همکاران را انجام دهید.

از تیم اسباب کشی خود بخواهید لیستی از وظایف را که باید طی هفته های قبل از اسباب کشی انجام شود، ایجاد کند و مطمئن شوید که کارهای مهم به جدول زمانی برنامه اضافه شده اند. از هر مدیر بخش یا سرپرست سوال کنید که موارد مورد نیاز شما ، که ممکن است شامل ارائه دهندگان خدمات ویژه مانند نصب کنندگان خط تلفن یا متخصصان شبکه رایانه باشد چیست. همچنین اطمینان حاصل کنید که قسمت های مشترک مانند فضای پذیرایی، لابی و فضای ذخیره سازی پوشیده شده است.

یک باربری معتبر را استخدام کنید.

استخدام باربری های معتبر یکی از مهم ترین وظایف جابجایی مشاغل است و شرکت های اسباب کشی وجود دارند که در جابجایی های اداری تخصص دارند. اطمینان از شرکت و همچنین دریافت بهترین خدمات بابت هزینه، مهم است. تحقیق خود را انجام دهید، سوالات صحیح را بپرسید و از شرکت بخواهید برای ارزیابی اسباب کشی شما به دفتر شما بیاید.

این وظیفه را می توان به یک شخص یا گروه یا چند نفر اختصاص داد که هر یک از آن ها با شرکت های خاصی تماس می گیرند و سپس یادداشت ها را با یکدیگر مقایسه می کنند. در هر صورت زود شروع کنید تا مطمئن شوید بهترین قیمت را متناسب با نیازهای خود را بدست می آورید. باربری سپند بار یکی از معتبرترین باربری ها است که خدمات اسباب کشی اداره ها و شرکت ها را انجام می دهد.

قبل از اسباب کشی اداره ها و شرکت ها یک لیست تماس ایجاد کنید.

لیست تماس به شما اطمینان می دهد که همه افرادی که با آن ها کار می کنید، از جمله تأمین کنندگان و مشتریان، می دانند که در حال نقل مکان هستید. بهتر است این وظیفه را به یک نفر اختصاص دهید تا بر آن نظارت کند تا از سقوط مخاطبان جلوگیری کند. اطلاع رسانی به مشتریان نیاز به ارتباطات خاصی در مورد مکان جدید شما و نحوه کار تجارت در حین جابجایی دارد. چنین اطلاعاتی برای اطمینان از اینکه مشتریان شما برای خدمات شما به جای دیگری مراجعه نمی کنند، ضروری است.

مراحل اسباب کشی اداره ها و شرکت ها

اگر در حال آماده سازی برای جابجایی شرکت خود هستید، هدف شما باید ایجاد کمترین اختلال در حین جابجایی باشد. این که آیا شما در حال انتقال به یک دفتر کار یا فضای همکاری با امکانات مشترک هستید ، برنامه ریزی، آماده سازی و برقراری ارتباط مهم هستند. اگر چه جابجایی دفاتر کاری چالش برانگیز است، اما مراحلی وجود دارد که می توانید انجام دهید تا کارها به بهترین شکل ممکن ادامه یابد. در اینجا یک راهنمای مفید برای کمک به شما در اسباب کشی بدون استرس وجود دارد.

مرحله اول اسباب کشی اداره ها – بررسی جوانب اسباب کشی

هنگامی که تصمیم به اسباب کشی گرفتید، مراقبت را از اولین مراحل شروع کنید. در حالت ایده آل، این کار را باید ۳ تا ۶ ماه قبل از تاریخ نقل مکان انجام دهید.

    اجاره املاک تجاری خود را بررسی کنید. اگر قصد ترک زودهنگام را دارید، ممکن است متحمل به هزینه اضافی ودیعه شوید. همچنین ممکن است مسئولیت هر گونه شکستگی یا صدمه به فضا که ممکن است در حین اسباب کشی رخ دهد را متحمل شوید. مطمئن شوید که شما در جریان هستید.

    یک تیم برنامه ریزی را تشکیل دهید، که می تواند وظایف را تفویض کند و مسئولیت روند اسباب کشی را به عهده داشته باشد.

    برای یافتن بهترین خدمات و ارزش پول، قیمت ها را از انواع شرکت های اسباب کشی دریافت کنید.

    دریابید که آیا برای تجهیزات و ماشین آلات مهم به بیمه جابجایی نیاز دارید یا خیر.

    بودجه اسباب کشی خود را تنظیم کنید تا از هزینه بیش از حد جلوگیری کند.

مرحله دوم اسباب کشی اداره ها و شرکت ها- ارتباطات

هنگامی که تاریخ انتقال خود را تأیید کردید ، مهم است که به افراد درگیر در مورد تغییر مکان آینده خود اطلاع دهید.

    به صاحبخانه و یا مدیر املاک فعلی خود اطلاع دهید و به او اطلاع رسمی دهید.

    تاریخ انتقال و آدرس دفتر جدید را به همه اعضای تیم خود اطلاع دهید.

    لیست اصلی افرادی را که باید برای آن ها تغییر آدرس ارسال کنید، شروع کنید.

    اطمینان حاصل کنید که لیست کارمندان شما به روز است.

    اطمینان حاصل کنید که لیست مشتری و لیست ارائه دهنده خدمات شما به روز است.

    اطمینان حاصل کنید که همه اعضای تیم می دانند که چه وظایفی پیش از موعد دارند.

این مطلب نیز برای شما مفید خواهد بود: اسباب کشی منزل و جابجایی به سبک حرفه ای ها

مرحله سوم اسباب کشی اداره ها – آماده سازی

اکنون زمان آن فرا رسیده است که تدارکات لازم برای انتقال همه تجهیزات دفتری و اداری خود را از یک مکان به فضای دیگر در نظر بگیرید.

    یک نقشه دقیق از فضای جدید خود دریافت کنید.

    فضای اداری جدید را اندازه بگیرید و برنامه ریزی کنید که چگونه می خواهید همه موارد را بیرون بکشید.

    موجودی وسایل اداری را انجام دهید.

    در صورت نیاز مبلمان و لوازم التحریر جدید سفارش دهید.

    در صورت لزوم امکانات ذخیره سازی خارجی را ترتیب دهید.

    کدهای رنگی را به هر بخش اختصاص دهید. روی یک طبقه بندی دقیق کار کنید و برچسب های کدگذاری شده را به هر بخش اختصاص دهید.

    به هر کارمند یک شماره اختصاص دهید و آن شماره مربوطه را به میز و تجهیزات آن ها اضافه کنید.

    فضاهای مشترک را به وضوح در نقشه طبقه جدید خود مشخص و نامگذاری کنید.

    خدمات نظافت در دفتر فعلی و محل جدید خود را ترتیب دهید.

    یک نقشه طبقه بندی دقیق برای باربری خود ارسال کنید، یا در صورت لزوم جلسه ای را در محل جدید ترتیب دهید.

    یک برنامه دقیق برای کارکنان خود ایجاد کنید تا از آن پیروی کنند.

    لیستی از شماره های تماس اضطراری را برای همه افراد درگیر در این اسباب کشی و همچنین نگهداری آسانسور و مدیریت ساختمان تهیه کنید.

تیم برنامه ریزی شما در این مرحله باید درباره چه موضوعی بحث کند؟

    تعیین عضوی از هر تیم برای نظارت بر مسئولیت بسته بندی بخش خود.

    تصمیم گیری در مورد روش های بسته بندی و طرح آن.

    پیش نویس دستورالعمل ها به مکان جدید، از جمله دستورالعمل های مربوط به پارکینگ، حمل و نقل عمومی و غیره.

    تهیه یک بسته اسباب کشی برای هر کارمند، از جمله شماره میز اختصاص داده شده، کد رنگ و اطلاعات مربوط به مکان جدید.

    تعیین روشی استاندارد برای برچسب گذاری لپ تاپ ها، صفحه نمایش ها، دیسک های سخت، صفحه کلید و غیره و اطمینان از آگاهی کلیه کارکنان.

    تصمیم گیری در مورد اینکه چه افرادی تا آخرین کامیون اسباب کشی در محل فعلی اقامت خواهند داشت و چه کسی برای نظارت به محل جدید می رود.

مرحله چهارم اسباب کشی – انجام اسباب کشی شرکت ها

به محض فرا رسیدن روز اسباب کشی، باید احساس خوبی داشته باشید. در اینجا چند روش دیگر برای اطمینان از اینکه همه چیز به راحتی پیش می رود، آورده شده است.

    اطمینان حاصل کنید که ابتدا همه تجهیزات فناوری، رایانه، تلفن و غیره منتقل شده اند.

    مطمئن شوید که نمایندگان در دسترس هستند و همه موارد کدگذاری شده در مکان های مناسب قرار گرفته اند و همه میزها به همراه جعبه های شماره گذاری شده در مکان های مناسب قرار دارند.

مرحله پنجم اسباب کشی اداره ها – استقرار در محل جدید

اکنون که اسباب کشی به پایان رسیده است، وقت آن است که موارد آخر را انجام دهید، بنابراین می توانید در اسرع وقت به کار خود بازگردید.

    اطمینان حاصل کنید که همه مناطق به وضوح مشخص شده و برای دیدن کارکنان مرزبندی شده اند.

    همه رایانه ها و تجهیزات فنی را دوباره نصب کنید.

    خطوط و سیستم های تلفنی را نصب کنید.

    وب سایت شرکت را با اطلاعات تماس جدید به روز کنید.

    یک بررسی دقیق از محل انجام دهید و در صورت لزوم خسارت را به شرکت حمل و نقل گزارش دهید.

    اطمینان حاصل کنید که اجاره نامه قدیمی منقطع شده است و تأیید کنید که ودیعه از محل قدیمی دریافت شده است.